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Archivo y Biblioteca Diplomática del Ministerio de Relaciones Exteriores

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El Archivo y la Biblioteca Diplomática del Ministerio de Relaciones Exteriores es el repositorio documental más importante del Poder Ejecutivo del Estado Plurinacional de Bolivia. Es casi tan antiguo como el funcionamiento del Ministerio, creado el año de 1886. El repositorio funciona en 470 metros cuadrados y aproximadamente existen más de 3.500 metros lineales de documentación acumulada de manera desordenada y dispersa, pero aún se pueden identificar las secciones o series documentales del Archivo Histórico del Ministerio; entre ellas tenemos las siguientes: 1. Misiones especiales de Bolivia en el Extranjero; 2. Misiones especiales de Límites; 3. El Archivo de Límites y Fronteras; 4. Correspondencia de Legaciones Extranjeras en Bolivia; 5. La Sección de Relaciones de la Cancillería con otras entidades, formada por la correspondencia emitida y recibida por la Cancillería con el Poder Ejecutivo y las entidades públicas; 6. La correspondencia del Ministerio con Embajadas, Consulados y Representaciones de Bolivia en el extranjero y Representaciones Extranjeras en Bolivia; 7. El Archivo de Tratados Bilaterales y Multilaterales; 8. La Liga de las Naciones, Naciones Unidas y otros Organismos Internacionales; 9. Documentación semi-activa de Gabinete de Ministro, Viceministerios y Direcciones en total desorden; 10. El Archivo de Claves; 11. Soportes fotográficos, cinematográfico y magnetofónicos; 12. Boletines y Memorias Ministeriales; 13. Biblioteca, Hemeroteca y mapoteca.
Estas series y colecciones documentales forman parte de la Memoria Institucional, el Patrimonio Documental de las Relaciones Diplomáticas del Estado Plurinacional de Bolivia y son de gran importancia para la defensa de los límites territoriales del Estado Boliviano, brinda información para enfrentar las difíciles negociaciones bilaterales que se deben resolver, en estos tiempos, con el interés de los países vecinos y de las potencias económicas.
La situación jurídica y administrativa de la gestión de documentos señala que los archivos centrales y bibliotecas serán administrados por la Dirección General de Asuntos Administrativos, pero no se hace ninguna referencia sobre archivos especiales e históricos. Ya el Archivo Histórico de Tratados es administrado por la Dirección General de Asuntos Jurídicos del Ministerio de Relaciones Exteriores, debiendo este órgano sentar la presencia de dicho Archivo en su estructura orgánica.
El Archivo Histórico de Tratados por su propia naturaleza es el más importante del Poder Ejecutivo, al cual acuden, todos los días, los funcionarios del Ministerio, como de otras entidades públicas y de la sociedad civil, además de investigadores y estudiantes en general.
La Oficina de Archivo de Tratados Históricos de la Cancillería ocupa un pequeño espacio de 40 metros cuadrados donde se encuentran almacenados los tratados bilaterales y multilaterales además de algunos documentos recogidos del piso con carácter confidencial y reservado, y existen aproximadamente seis mil Instrumentos Jurídicos Internacionales. En el Archivo se encuentran separados entre los Tratados Bilaterales y los Multilaterales. La serie de Tratados Bilaterales se encuentra regionalizada, organizada y ordenada alfabéticamente. La serie documental del Archivo de Tratados y Convenios Multilaterales reúne a todos los organismos internacionales y concentra a la Liga de las Naciones, las Naciones Unidas y todas sus agencias con las que Bolivia tiene relaciones diplomáticas, además se encuentran, los Tratados Multilaterales Interamericanos, de Integración, Latinoamericanos e Iberoamericanos y de la Comunidad Europea. Es importante también señalar que la Oficina de Archivo de Tratados es depositario de la documentación de constitución de la Secretaria General Iberoamericana (SEGIB).
Destacase que la Oficina del Archivo Histórico de Tratados realizó gestiones ante autoridades de la Cancillería, para efectuar una consultoría para el “Rescate de la documentación relacionada con los Derechos Humanos”, proyecto apoyado por la Dirección General de Relaciones Bilaterales y la Dirección General de Asuntos Jurídicos y financiado por el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD).

La Dirección General de Asuntos Jurídicos del Ministerio de Relaciones Exteriores del Estado Plurinacional de Bolivia, de acuerdo al Decreto Supremo Nº 29894 de 7 de febrero de 2009, ejerce sus funciones bajo la dependencia directa del Ministro, y tiene, entre otros objetivos, el de “organizar, clasificar, ordenar, registrar y digitalizar el Archivo Histórico y Memoria institucional de las Relaciones Exteriores del Estado Plurinacional de Bolivia”.
Por otra parte, el Archivo de Tratados y Memoria Institucional de las Relaciones Exteriores, es una unidad dependiente de ese Ministerio, y tiene como atribuciones:
- Recepcionar Instrumentos Internacionales, Bilaterales como Multilaterales;
- Registrar, codificar y digitalizar los Instrumentos Internacionales;
- Identificar y seleccionar toda la documentación histórica relacionada con los Tratados Internacionales;
- Resguardar la documentación de Archivo de Tratados aplicando métodos de conservación preventiva;
- Ofrecer servicio de préstamo y consulta de documentos de los Instrumentos Internacionales. Servicios Prestados
La Oficina del Archivo Histórico de Tratados brinda servicio a toda la Institución, al Poder Ejecutivo, Judicial y la Asamblea Legislativa, además de la sociedad civil, investigadores y estudiantes en general. Se efectúan Legalizaciones, Certificaciones e informes técnicos, búsqueda de información para responder a los Requerimientos Fiscales y de otras instituciones y proyectos. También por supuesto se realizan copias de las bases de datos y de los documentos que se encuentran en formato digital.
La Oficina del Archivo Histórico de Tratados funciona bajo una normativa internacional, basada en la “Convención de Viena sobre el Derecho de los Tratados”, acordada el 23 de mayo de 1969, que determina la actividad jurídica de los Instrumentos Internacionales. También gestiona una Base de Datos, que mediante plataforma electrónica, permite realizar búsquedas y copias de documentos de manera inmediata. El trabajo fue encarado a partir de la necesidad de información de la Institución y del Ministerio de la Presidencia, y hay países y organismos que tienen base de datos y fueron digitalizados en su integridad:
- Países: Argentina, Brasil, Venezuela, Cuba, Estados Unidos, España, Reino Unido, China, Corea del Sur, República Federal de Rusia, Japón, varios países del Continente Africano.
- Tratados Multilaterales: ALBA-TCP, MERCOSUR, Comunidad Económica Europea, Secretaria General Iberoamericana (SEGIB).

Por el Decreto Supremo Nº 22144 de 2 de marzo de 1989, se declara de máxima utilidad y necesidad nacionales todas las documentaciones públicas, por constituir bienes y recursos del país indispensables para la administración pública, la información e investigación científica, promoción de la conciencia cívica y el desarrollo nacional. (Artículo 1º), siendo obligación del Estado precautelar la preservación y accesibilidad de las documentaciones públicas para esos fines (Artículo 2º).
La definición de “documentaciones públicas” es hecha en el artículo 3º, como siendo todas aquellas “resultantes de la función, actividad y tramites de cualesquier estructuras administrativas Centrales: Presidencia de la República y ministerios de Estado; Descentralizadas: corporaciones regionales de desarrollo, instituciones públicas, empresas públicas o mixtas; Desconcentradas: unidades regionales, administración departamental; y Locales: municipalidades, así como las Judiciales y Universitarias.
El artículo 4º de dicho Decreto Supremo establece que la obligación del Estado comprende a las siguientes documentaciones públicas, en todo su curso vital:
a. Documentaciones Activas: las que se produce diariamente en las entidades públicas y se encuentran en éstas en uso actual, para el cumplimiento de sus funciones, actividades y trámites inmediatos;
b. Documentaciones Inactivas: las que han ingresado en receso, no siendo ya necesarias para el uso administrativo actual, pero se hallan alojadas todavía en las oficinas de origen o han sido retiradas a cualquier depósito dentro la misma repartición o en locales de su dependencia, entendiéndose que estas documentaciones inactivas, sin uso para la administración actual, tienen un alto valor potencial para las diversas finalidades indicadas en el artículo 1º.
c. Documentaciones de Valor Permanente: las que han sido ya transferidas a los archivos públicos, por haberse reconocido su valor para todas las finalidades ulteriores indicadas en el artículo 1º.
El 11 de julio de 1989 se dicta el Decreto Supremo Nº 22145 visto la necesidad de expedir disposiciones legales concretas de alcance mediato e inmediato, a fin de precaver y detener la destrucción de las documentaciones públicas inactivas. En el artículo 1º Artículo “Se declara de utilidad y necesidad nacionales las documentaciones inactivas, pertenecientes a la administración central, descentralizada, desconcentrada, local, judicial y universitaria”, conceptuándose por documentaciones públicas inactivas “aquéllas que siendo producto o efecto de la función, actividad y trámites específicos de cualesquier entidades públicas y habiendo estado en uso durante el lapso de su servicio activo, ingresan en receso y acaban retiradas en depósitos, dentro de las mismas oficinas de origen o fuera de ellas, en locales de su dependencia” (Artículo 2º). El artículo 3º prohíbe de modo absoluto la destrucción, desecho o cualquier otro daño que cualesquier personas decidiesen o intentasen ocasionar, por cualquier medio, en las documentaciones públicas inactivas, sea que éstas permanezcan en las oficinas de origen o hayan sido retiradas a otras de sus dependencias.
Por el Decreto Supremo Nº 29894 de 7 de febrero de 2009, se dispone acerca de la Estructura Organizativa del Órgano Ejecutivo del Estado Plurinacional, siendo que los Ministerios son órganos que lo integran a nivel central (Artículo 1º). El artículo 16º establece la estructura jerárquica del Ministerio de las Relaciones Exteriores, que tiene la siguiente conformación:
Ministra [o] de Relaciones Exteriores; Viceministerio de Relaciones Exteriores: - Dirección General de Ceremonial del Estado Plurinacional; - Dirección General de Relaciones Bilaterales; - Dirección General de Relaciones Multilaterales; - Dirección General de Límites, Fronteras y Aguas Internacionales; - Dirección General de Régimen Consular; Viceministerio de Comercio Exterior e Integración: - Dirección General de Acuerdos Comerciales y de Inversión; - Dirección General de Integración y Cooperación Económica; Viceministerio de Gestión Institucional: - Dirección General de Gestión y Seguimiento; - Dirección General de la Academia Diplomática Plurinacional; - Dirección General de Trámites y Legalizaciones.
Por el artículo 120º del Decreto Supremo Nº 29894 determinase la reglamentación general de los Directores Generales de Asuntos Administrativos, de Asuntos Jurídicos y de Planificación, de la estructura central de los Ministerios, los cuales ejercerán sus funciones bajo dependencia directa del Ministro (120º a) y apoyarán transversalmente en sus funciones a toda la estructura central del Ministerio (120º b).
Acerca de la Dirección General de Asuntos Administrativos – responsable por toda la administración y finanzas de la estructura central del ministerio (artículo 122º, I, a) – tiene entre sus funciones vigentes “Dirigir la organización y supervisar la biblioteca, archivo central y los sistemas informáticos de la estructura central del ministerio” (artículo 122º, I, i).
El 10 de febrero de 2010 se dicta el Decreto Supremo Nº 429 para realizar modificaciones en la estructura jerárquica y en las atribuciones de algunos Ministerios, entre ellos el Ministerio de Relaciones Exteriores, que queda así conformado, de acuerdo al artículo 2º de dicho Decreto, sin sufrir alteraciones en sus funciones: Ministra (o) de Relaciones Exteriores; Viceministerio de Relaciones Exteriores: a) Dirección General de Ceremonial del Estado Plurinacional; b) Dirección General de Relaciones Bilaterales; c) Dirección General de Relaciones Multilaterales; d) Dirección General de Límites, Fronteras y Aguas Internacionales; e) Dirección General de Régimen Consular. Viceministerio de Comercio Exterior e Integración: a) Dirección General de Acuerdos Comerciales y de Inversión; b) Dirección General de Integración y Cooperación Económica. Viceministerio de Gestión Institucional: a) Dirección General de Gestión y Seguimiento; b) Dirección General de la Academia Diplomática Plurinacional; c) Dirección General de Trámites y Legalizaciones; d) Dirección General Santa Cruz; e) Dirección General Cochabamba.
En 30 de marzo de 2011 se ha dictado el Decreto Supremo Nº 828, que tiene como objeto modificar los Artículos 16, 18 y 20 del Decreto Supremo Nº 29894, de 7 de febrero de 2009, Organización del Órgano Ejecutivo, modificado por el Decreto Supremo Nº 0429, de 10 de febrero de 2010, donde nuevamente se modifica la estructura jerárquica del Ministerio que pasa a ser la siguiente: Ministra (o) de Relaciones Exteriores; Viceministerio de Relaciones Exteriores: a) Dirección General de Ceremonial del Estado Plurinacional; b) Dirección General de Relaciones Bilaterales; c) Dirección General de Relaciones Multilaterales; d) Dirección General de Límites, Fronteras y Aguas Internacionales Transfronterizas; Viceministerio de Comercio Exterior e Integración: a) Dirección General de Acuerdos Comerciales y de Inversión; b) Dirección General de Integración y Cooperación Económica; Viceministerio de Gestión Institucional y Consular: a) Dirección General de Evaluación, Calificación y Procesos; b) Dirección General de la Academia Diplomática Plurinacional; c) Dirección General de Coordinación Institucional y Legalizaciones; d) Dirección General de Asuntos Consulares; e) Dirección Regional Santa Cruz; f) Dirección Regional Cochabamba.
Dicho Decreto, en su artículo 3º, contiene recomendaciones expresas acerca del Archivo Histórico de Tratados, estableciendo que “El Archivo Histórico de Tratados y Memoria Institucional de las Relaciones Exteriores del Estado Plurinacional de Bolivia, estará bajo dependencia de la Dirección General de Asuntos Jurídicos del Ministerio de Relaciones Exteriores”.

1. Misiones especiales de Bolivia en el Extranjero; 2. Misiones especiales de Límites; 3. El Archivo de Límites y Fronteras; 4. Correspondencia de Legaciones Extranjeras en Bolivia; 5. La Sección de Relaciones de la Cancillería con otras entidades, formada por la correspondencia emitida y recibida por la Cancillería con el Poder Ejecutivo y las entidades públicas; 6. La correspondencia del Ministerio con Embajadas, Consulados y Representaciones de Bolivia en el extranjero y Representaciones Extranjeras en Bolivia; 7. El Archivo de Tratados Bilaterales y Multilaterales; 8. La Liga de las Naciones, Naciones Unidas y otros Organismos Internacionales; 9. Documentación semi-activa de Gabinete de Ministro, Viceministerios y Direcciones en total desorden; 10. El Archivo de Claves; 11. Soportes fotográficos, cinematográfico y magnetofónicos; 12. Boletines y Memorias Ministeriales; 13. Biblioteca, Hemeroteca y mapoteca.