En Bolivia, a partir de la creación de la República y durante casi 70 años, el área de relaciones exteriores formó parte del Ministerio del Interior que contaba con un Departamento de Relaciones Exteriores. Se considera al Coronel Facundo Infante, Ministro del Interior en 1826 como el primer “Encargado de Relaciones Exteriores” del país. Posteriormente, adoptó la denominación de Ministerio de Instrucción y Relaciones Exteriores. En 1884 fue creado el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto y la sede de sus funciones fue la capital de la República, Sucre.
El 15 de enero de 1885, mediante Decreto Supremo, se precisaron las funciones del nuevo Ministerio que inicialmente contaba con seis funcionarios, el Ministro, el Oficial Mayor, un Oficial Primero, dos auxiliares y un portero. El ese mismo se elaboró el proyecto de la Ley Orgánica del Servicio Diplomático promulgada el 20 de noviembre de 1886. El 27 de enero de 1887 se aprobó el Reglamento de la Organización del Servicio Diplomático que dio origen al primer Escalafón Diplomático, por el cual se dispuso el ingreso del personal mediante exámenes y se reguló el uniforme diplomático. Ese mismo año se aprobó el Reglamento Consular. En 1900 luego de la Guerra Federal, el Ministerio de Relaciones Exteriores, junto al Gobierno Central, trasladó la sede de sus funciones a la ciudad de La Paz.
Ya en meados del siglo XX, el año 1954 se promulgó el Decreto Supremo Nº 3710 que puso en vigencia al nuevo Estatuto Orgánico del Servicio de Relaciones Exteriores. El mismo año se iniciaron las actividades del “Instituto de Estudios Internacionales Antonio Quijarro”. En 1975 se creó la Academia Diplomática Boliviana “Rafael Bustillo” para la formación del personal diplomático boliviano, con el fin de establecer una carrera diplomática permanente. El 11 de julio de 1989 fue aprobado el Estatuto del Servicio de Relaciones Exteriores mediante Decreto Supremo Nº 22242. Asimismo, mediante Decreto Supremo 22243 se aprobaron los Reglamentos General, del Escalafón Diplomático Nacional, Consular y de Ceremonial Diplomático. El 15 de febrero de 1993 el Congreso Nacional sanciona la Ley Nº 1444 del Servicio de Relaciones Exteriores promulgada como Ley de la República el 9 de marzo de 1993.
El Archivo y la Biblioteca Diplomática del Ministerio de Relaciones Exteriores es el repositorio documental más importante del Poder Ejecutivo del Estado Plurinacional de Bolivia. Es casi tan antiguo como el funcionamiento del Ministerio, creado el año de 1886. El repositorio funciona en 470 metros cuadrados y aproximadamente existen más de 3.500 metros lineales de documentación acumulada de manera desordenada y dispersa, pero aún se pueden identificar las secciones o series documentales del Archivo Histórico del Ministerio; entre ellas tenemos las siguientes: 1. Misiones especiales de Bolivia en el Extranjero; 2. Misiones especiales de Límites; 3. El Archivo de Límites y Fronteras; 4. Correspondencia de Legaciones Extranjeras en Bolivia; 5. La Sección de Relaciones de la Cancillería con otras entidades, formada por la correspondencia emitida y recibida por la Cancillería con el Poder Ejecutivo y las entidades públicas; 6. La correspondencia del Ministerio con Embajadas, Consulados y Representaciones de Bolivia en el extranjero y Representaciones Extranjeras en Bolivia; 7. El Archivo de Tratados Bilaterales y Multilaterales; 8. La Liga de las Naciones, Naciones Unidas y otros Organismos Internacionales; 9. Documentación semi-activa de Gabinete de Ministro, Viceministerios y Direcciones en total desorden; 10. El Archivo de Claves; 11. Soportes fotográficos, cinematográfico y magnetofónicos; 12. Boletines y Memorias Ministeriales; 13. Biblioteca, Hemeroteca y mapoteca.
Estas series y colecciones documentales forman parte de la Memoria Institucional, el Patrimonio Documental de las Relaciones Diplomáticas del Estado Plurinacional de Bolivia y son de gran importancia para la defensa de los límites territoriales del Estado Boliviano, brinda información para enfrentar las difíciles negociaciones bilaterales que se deben resolver, en estos tiempos, con el interés de los países vecinos y de las potencias económicas.
La situación jurídica y administrativa de la gestión de documentos señala que los archivos centrales y bibliotecas serán administrados por la Dirección General de Asuntos Administrativos, pero no se hace ninguna referencia sobre archivos especiales e históricos. Ya el Archivo Histórico de Tratados es administrado por la Dirección General de Asuntos Jurídicos del Ministerio de Relaciones Exteriores, debiendo este órgano sentar la presencia de dicho Archivo en su estructura orgánica.
El Archivo Histórico de Tratados por su propia naturaleza es el más importante del Poder Ejecutivo, al cual acuden, todos los días, los funcionarios del Ministerio, como de otras entidades públicas y de la sociedad civil, además de investigadores y estudiantes en general.
La Oficina de Archivo de Tratados Históricos de la Cancillería ocupa un pequeño espacio de 40 metros cuadrados donde se encuentran almacenados los tratados bilaterales y multilaterales además de algunos documentos recogidos del piso con carácter confidencial y reservado, y existen aproximadamente seis mil Instrumentos Jurídicos Internacionales. En el Archivo se encuentran separados entre los Tratados Bilaterales y los Multilaterales. La serie de Tratados Bilaterales se encuentra regionalizada, organizada y ordenada alfabéticamente. La serie documental del Archivo de Tratados y Convenios Multilaterales reúne a todos los organismos internacionales y concentra a la Liga de las Naciones, las Naciones Unidas y todas sus agencias con las que Bolivia tiene relaciones diplomáticas, además se encuentran, los Tratados Multilaterales Interamericanos, de Integración, Latinoamericanos e Iberoamericanos y de la Comunidad Europea. Es importante también señalar que la Oficina de Archivo de Tratados es depositario de la documentación de constitución de la Secretaria General Iberoamericana (SEGIB).
Destacase que la Oficina del Archivo Histórico de Tratados realizó gestiones ante autoridades de la Cancillería, para efectuar una consultoría para el “Rescate de la documentación relacionada con los Derechos Humanos”, proyecto apoyado por la Dirección General de Relaciones Bilaterales y la Dirección General de Asuntos Jurídicos y financiado por el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD).
La Oficina del Archivo Histórico de Tratados funciona bajo una normativa internacional, basada en la “Convención de Viena sobre el Derecho de los Tratados”, acordada el 23 de mayo de 1969, que determina la actividad jurídica de los Instrumentos Internacionales. También gestiona una Base de Datos, que mediante plataforma electrónica, permite realizar búsquedas y copias de documentos de manera inmediata. El trabajo fue encarado a partir de la necesidad de información de la Institución y del Ministerio de la Presidencia, y hay países y organismos que tienen base de datos y fueron digitalizados en su integridad:
- Países: Argentina, Brasil, Venezuela, Cuba, Estados Unidos, España, Reino Unido, China, Corea del Sur, República Federal de Rusia, Japón, varios países del Continente Africano.
- Tratados Multilaterales: ALBA-TCP, MERCOSUR, Comunidad Económica Europea, Secretaria General Iberoamericana (SEGIB).