O Decreto n. 23.873, de 15 de fevereiro de 1934, criou as seções de defesa nacional em todos os ministérios. Ano mais tarde o Decreto n. 47.445, de 17 de dezembro de 1959, dispôs sobre a organização e regulação das atribuições da segurança nacional dos ministérios civis de que trataram os Decretos-Leis n. 9.775 e 9.775-A, de 6 de setembro de 1946. As seções de segurança nacional (SSN) foram organizadas em Direção, Secretaria, Corpo Técnico, Setor de Informação e Setor de Estudos e Planejamentos. O exercício nas SSN era considerado título de merecimento funcional na vida funcional, não acarretando prejuízo de qualquer vantagem de que gozasse o funcionário em seu cargo efetivo.
Já as divisões de segurança e informações (DSI) dos ministérios civis foram estabelecidas pelo Decreto 60.940, de 4 de julho de 1967, substituindo as Seções de Segurança Nacional (SSN), órgão criado no governo de Eurico Gaspar Dutra. De acordo com a legislação, as SSN eram órgãos diretamente subordinados aos respectivos Ministros de Estado, criadas para atuar, preponderantemente, em atividades relacionadas com a Segurança Nacional, em estreita cooperação com a Secretaria Geral do Conselho de Segurança Nacional. Com a criação do SNI, foi necessário integrar ao Sistema Nacional de Informações e Contrainformação – SISNI – a Comunidade Setorial dos Ministérios Civis, solução encontrada na transformação das Seções de Segurança em Divisões de Informações.
Os Sistemas Setoriais de Informações dos Ministérios Civis (SSIMC), vinculados ao SISNI, eram constituídos pelos órgãos de informações dos respectivos ministérios e das autarquias, fundações e empresas estatais a eles vinculadas.
O órgão de informação de um ministério civil era a sua Divisão de Segurança e Informações (DSI). Em cada órgão importante da administração pública existia uma Assessoria de Segurança e Informações (ASI), por vezes chamada de Assessoria Especial de Segurança e Informações (AESI). Portanto, no âmbito de um ministério civil havia uma DSI e várias ASI e/ou AESI.
Após as reformas do final dos anos 1960, as DSI passaram a ter muito poder, inclusive porque sua inserção nos Ministérios civis punha em xeque a autoridade do ministro, em função da “superintendência” do SNI. De fato, no ano de 1970, pelo Artigo 2 do Decreto Nº 66.622, de 22 de maio de 1970, que “Dispõe sobre a competência dos Ministros de Estado dos Ministérios Civis e a participação das Divisões de Segurança e Informações em assuntos relacionados com a Segurança Nacional e as Informações Nacionais e dá outras providências”, as DSI assumiram uma feição de duplo comando, pois eram “órgão subordinados diretamente aos respectivos ministros de Estado”, mas “sem prejuízo, no campo das informações, de sua condição de órgão sob a superintendência e coordenação do Serviço Nacional de Informações”, modificando, com isso, o estabelecido anteriormente pelo Artigo 7 do Decreto-Lei Nº 348, de 4 de janeiro de 1968, que as situava como órgãos complementares do CSN. Assim, foi-se constituindo a teia legal e conceitual que sustentava o funcionamento da comunidade de informações: os ministérios, órgãos e entidades da Administração Direta ou Indireta a eles vinculados integravam o Sistema Nacional de Informações (SISNI), e estes, “através das respectivas Divisões de Segurança e Informações (DSI) – cujas atividades competem ao Serviço Nacional de Informações (SNI) superintender e coordenar – visam à produção de Informações Nacionais”, conforme estipulado na alínea “e” do Artigo 1º do Decreto Nº 66.622.
Algumas DCIs eram mais atuantes e importantes, como a do Ministério da Justiça, pasta que teve, muitas vezes, a função de coordenação política do governo durante o período. Outras DCIs eram decisivas, como a do Ministério da Educação, em função do movimento estudantil. Os Ministérios da Justiça, das Relações Exteriores e do Interior diferiam dos demais em função da existência de outros órgãos de informações: o Centro de Informações do Departamento da Polícia Federal, o Centro de Informações do Exterior (CIEx), nos dois primeiros, respectivamente, e, no caso do Ministério do Interior, os órgãos de informações dos territórios federais, que tinham neste ministério o seu canal de ligação com o restante do sistema.
Nos demais Ministérios civis, cada DSI tinha quase sempre a mesma estrutura básica, contando com um diretor, um assessor especial e três seções: de informações, de segurança e administrativa. Com o passar do tempo, algumas alterações foram feitas nessa estruturação: pelo Decreto Nº 75.640 de 22 de abril de 1975, foram estabelecidos três tipos de DSI, no que se refere ao número de servidores: DSI tipo 1, não superior a 35 servidores; DSI tipo 2, não superior a 45; DSI tipo 3, não superior a 60 servidores. Também as ASI foram classificadas pelo número de servidores, neste mesmo Decreto: de tipo 1, até dois servidores; do tipo 2, até cinco; de tipo 3, até oito servidores. A estrutura básica das DSI também foi alterada, e suas três seções passaram a se denominar: seção de Informações e Contrainformação, de Segurança Nacional e Mobilização e Subseção de Apoio Administrativo.
Os diretores das DSIs eram nomeados pelo presidente da República, a partir da indicação do Ministro da respectiva pasta; além disso, tinham que contar com parecer favorável do SNI; ter diploma da Escola Superior de Guerra, de preferência, no caso dos civis, do Curso de Informações, ou diploma da Escola de Comando e Estado-Maior do Exército, ou equivalente, no caso dos militares.
As DSIs costumavam ter um “analista de segurança nacional”, o que não deve ser confundido com as “operações de segurança interna”, que elas não faziam.
Alguns setores formalmente previstos não se concretizavam a contento, como no caso das Seções de Segurança Nacional e de Mobilização, já que as tarefas de uma eventual mobilização nacional para a guerra, vistas sob o prisma de uma “guerra interna”, nunca resultaram em uma avaliação clara e sistemática para os sistemas de segurança e de informações.
Nas DSI foram costumeiros os problemas com pessoal, tanto em função de carências típicas do serviço público (falta de quadros, demora na substituição de funcionários que se aposentavam ou faleciam, etc.), quanto pelas exigências específicas que se faziam ao pessoal alocado nas DSI, extremamente rigorosas quanto ao sigilo e à disciplina.
Cada DSI tinha, em média, cerca de trinta funcionários, e o governo federal teve maior empenho em manter os quadros completos no auge do período repressivo, sendo razoável supor que no período da “abertura” essa preocupação diminuísse. Em 1981, por exemplo, a DSI do Ministério das Relações Exteriores contava com apenas um analista, dos treze oficialmente previstos. Para se ter uma ideia aproximada do número de pessoas empregadas nos órgãos de informações, é preciso lembrar que os cerca de 2.000/2.500 funcionários do SNI não atuavam nas DSI: estas tinham seu pessoal específico.
Os funcionários eram treinados na EsNI, que tinha seus cursos divididos em níveis, exigindo-se, por exemplo, de um “analista” o curso “B”, e de um “assessor de informações” o curso “A”. No primeiro caso – “analista” –, antes de realizar o curso da EsNI, o candidato deveria passar por um estágio prévio na DSI.
Os gastos deveriam ser elevados, devido às necessidades de órgão dessa natureza: equipamentos de rádio, de escuta telefônica, de criptografia, despesas com viagens, etc. Mas, usualmente, os gastos desse tipo eram custeados por uma rubrica orçamentária classificada como “verbas secretas”, havendo prodigalidade nos gastos, pois a natureza das despesas de caráter secreto ou reservado ficava a inteiro critério dos ordenadores de despesas. Em 1974, o Tribunal de Contas da União (TCU) redigiu um aviso-circular salientando aos ministros de Estado sobre a obrigação de as verbas secretas serem julgadas pelo TCU, por isso precisavam ser discriminadas. Também Golbery do Couto e Silva, à época ministro-chefe do Gabinete Civil, se dirigiu aos ministros, tentando controlar os gastos.
Outros órgãos que possuíam funcionamento assemelhado às DSIs, e que também integravam o Sistema Nacional de Informações (SISNI), eram Assessorias de Informações situadas em esferas importantes da administração pública ou em empresas estatais, como a chefia de Gabinete da Secretaria Geral do Conselho de Segurança Nacional, o Departamento de Administração do Serviço Público ou a Itaipu Binacional.
Muitas ASIs foram criadas em fundações e autarquias. As universidades públicas, por exemplo, contavam sempre com um órgão desse tipo, inclusive em função das restrições impostas pelo Decreto-Lei Nº 477 – “Define infrações disciplinares praticadas por professores, alunos, funcionários ou empregados de estabelecimentos de ensino público ou particulares, e dá outras providências” –, de 26 de fevereiro de 1969.